Советы при отправке ценного письма с описью вложения

Советы при отправке ценного письма с описью вложения

Отправляя письма с судебными или налоговыми документами, необходимо уделить внимание заполнению описи вложения. Она выступает подтверждением, что в конверт вложены именно те бумаги, что прописаны на бланке. Наличие ошибок и нарушений в оформлении может привести к непринятию документов.

При этом нужно следить не только за собой, но и за почтовыми сотрудниками. Именно они нередко допускают нарушения, из-за которых страдают отправителя. Также нужно помнить о форме бланка – только Ф.107.

Оттиск календарного штемпеля

Сотрудник почты должен в обязательном порядке поставить на описи оттиск календарного штемпеля. Нет оттиска – нет доказательств, что документы отправлены до нужной даты (или в указанную дату). Доказать свою правоту будет сложно, даже если предъявить в налоговую инспекцию или в суд почтовую квитанцию, подтверждающую факт отправки письма. Не поможет и дата, указанная на самом конверте.

Отсутствие оттиска – нарушение почтовых правил. Если вы заметили его отсутствие, обязательно сообщите об этом работнику почты. В противном случае с приёмкой документов адресатом могут возникнуть проблемы.

Никаких исправлений

Допустили помарку или ошибку – заполните опись вложения заново. Согласно почтовым правилам, бланки описи с исправлениями не принимаются. Даже если они будут приняты, могут возникнуть проблемы с приёмкой документов адресатами.

Чтобы избежать появления ошибок, воспользуйтесь нашим сервисом по составлению описей:

  • Предоставляется бесплатно.
  • Позволяет исправить ошибки до печати.
  • Формирует официальные бланки по форме Ф.107.

Воспользовавшись сервисом, вам останется лишь проконтролировать действия сотрудника почты.

Подпись почтового работника

Отсутствие подписи является нарушением, допущенным сотрудником почтового отделения. При этом налоговые органы и суды уверяют, что при её отсутствии достаточно наличия оттиска штампа, подтверждающего отправку документов. Но лучше всего указать сотруднику на его нарушения, чтобы тот поставил свою подпись.

Указание отправителя

Не забудьте указать наименование организации-отправителя или ФИО – суды и налоговики уделяют этому особое внимание. Несмотря на наличие прецедентов, когда арбитражные суды доказывали необязательность заполнения данных полей, лучше всего заполнить опись правильно и до конца.

Неправильная дата

Реальную дату отправки письма можно уточнить на сайте Почты России, введя номер почтового идентификатора. Отсутствие оттиска календарного штемпеля или ошибка в дате могут быть восприняты судами и ФНС как нарушение. Рекомендуем проверить правильность указания даты на штемпеле.